ORTHOPICKSで、
現場が格段と効率的に
協和医科器械株式会社
新奥 雅夫執行役員
導入時期
2023年10月
利用しているスタッフの数
10名(2025年3月より30名に増加予定)
これまでのオーダー数
2000件
導入前の課題
・業務負担の軽減と効率化を図りたい
・手術前準備の正確性を確保したい
導入後の変化
・検品業務の時間を大幅に短縮できた
・検品情報をデータで正確に残せるようになった
・報告書を迅速かつ簡易的に作成、送付できるようになった
カタログ閲覧、検品、報告書作成すべてが叶う多機能さが決め手
ORTHOPICKS for 代理店（以下ORTHOPICKSに省略）導入以前に抱えていた課題を教えてください
ORTHOPICKSを導入する以前は、手術に向けてのインプラント準備や手術後の検品を違うシステムで行っていました。手術対応の安全性や正確性を確保する目的で導入していて、その部分は叶っていたのですが、どうしても業務量が多く負担が大きい点が課題でした。
具体的には手術前に納品する数百ものインプラントを一つ一つ検品していたので膨大な時間がかかっていました。また、営業社員に対して社内アンケートで課題を聞いた際に一番多く上がったのが「医師からのオーダーに対して漏れなく全てのインプラントと器械を準備するのが非常に大変」という点でした。自分のスキルで全てを準備しきれているのか不安が消えないという声が若手中心に上がっていました。
負担が大きく時間がかかる業務を効率化していく必要がある中で、準備の正確性も担保しなければならないという課題を抱えていました。
そういった課題に対して経営層の皆様はどのように考えていましたか？
非常に難しい課題でしたが、２点を検討していました。１点目はシステムを使って正確かつ効率的に業務を進められるように整えること、２点目は属人的な業務や負担を減らせるよう営業社員のバックアップを工夫するということです。
課題解決のシステムを検討していく中で最終的にORTHOPICKSを選んで頂いた決め手はどんな点でしたか？
一言で言うと、多機能だったからです。まずカタログ閲覧機能、これは以前までは自分で逐一カタログを取り寄せて保存し閲覧していたので、システム内でカタログを閲覧できるようになっただけで非常に便利になります。また、検品機能は、パソコンを用いずスマホのみで使ったインプラントを読み込んで次の業務に進むことができるので、これも大幅な業務効率改善になります。さらに、報告書作成機能は、スピーディーに報告書を営業事務や病院様の医事課に送れるので、報告書を社内で作成する作業自体が必要なくなりました。これらの機能を１つのシステムで叶えられるという多機能な点が総合的に考えて、現場の業務効率改善に繋がっていくと思い導入を決めました。
検品と報告書作成の業務が、正確かつスピーディーになった
ORTHOPICKSを導入する前と後でどんな変化がありましたか？
多機能なので、アンケートを取った際にはさまざまな方面で良い変化があったという声は上がっていましたが、検品と報告書作成の業務が正確でスムーズになったことが一番大きい変化でした。以前は、手術前に数百ものインプラントの情報を読み取って確認し、手術後は使っていないインプラントの情報を読み取ることで何を使ったのかをデータに残す方法で検品を行っていました。この方法だと、正確な準備は可能でしたが、非常に多くの時間と手間がかかってしまうという側面がありました。ORTHOPICKSでは、術後の検品だけで業務が流れていきますし、正確なデータも残すことができるので、現場の業務が格段と効率的になりました。但し、以前のシステムで確保していた手術前準備の安全性という点は引き続きニーズがありますので現在解決できる機能をORTHOPICKSで開発して頂いています。
また、営業から営業事務への報告はインプラントの空箱やシール、写真などで渡していたので、分かりやすく処理しやすい報告書として手軽に送れるようになり営業事務から「ORTHOPICKSの報告書がすごく良い」という声が上がるようになりました。
定着にあたって工夫したところはありましたか？
やはり、「何かを変える」ということは多くのエネルギーが必要なことです。今までのやり方に慣れている方は当然いますし、新しいやり方を浸透させていくのには時間も根気も必要になります。その中でも意識したことは、現場の負担や声をしっかり理解することだったと思います。アンケートやヒアリングを実施すると現場からはネガティブな意見もでてきます。そういった意見に真摯に耳を傾けながらも、ボジティブな意見に光を当てて、現場の皆さんに理解してもらうことが大事だと感じています。ORTHOPICKSを使い始めてから、営業事務や病院様の医事課から営業社員に対して「スピーディーで助かる」「報告書がわかりやすい」など良い声が届きました。少しずつ業務の一部として定着していき、周りの営業社員の中でシステムを導入したいという声が次々に出てくるようになりました。現場に寄り添った形でポジティブな共感者を増やし、中間層を巻き込んでいくようなイメージだったと思います。
今後ORTHOPICKS をどのように活用していきたいですか？
すでに取り掛かっているのですが、まずは会計システムとの連携を進めていきたいです。データ連携ができれば入力間違えなども削減でき、さらに業務効率が上がると考えています。一部の担当者が使用する形ではなく、組織全体でORTHOPICKSを活用できる体制を整えたいと考えています。
また、病院様への価値向上に繋げていく活用もしていきたいです。代理店が属人的な運用から脱却し、個人スキルだけに依存しない運用を実現していくことが、ひいては病院様の安全の担保にも繋がっていくと考えています。更に代理店側の業務改善も必要ですが、医師の皆様のシステム内のオーダーもサポートできると良いのではないかと考えています。
業務アプリケーションは日進月歩だと思うので、ORTHOPICKSのように良い機能が迅速にアップデートされ、それよって業務改善が出来るよう代理店として広い視野で取り組んでいきたいと考えています。
今後も代理店の皆様と一緒に、業務に寄り添った機能を出来る限り迅速に開発していきたいと思います。
本日は貴重なお話をありがとうございました。
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