属人化を解消し、
標準化で組織を強くする
株式会社シバタインテック
オーソペディック事業部 尾形 真司 様
導入時期
2023年5月(10施設)→2024年7月(整形取扱のすべての病院)
利用しているスタッフの数
40名
これまでのオーダー数
15000件(2026年7月時点)
導入前の課題
・業務のやり方が、営業所や担当者ごとに異なっており、営業事務の負担が大きくなっていた
・病院から戻った後、目視確認・納品書への記入・パソコン入力・報告書作成と業務が多く、営業者の作業負担が大きかった
・業務が担当者のスキルや経験に依存し”属人化”していた
導入後の変化
・検品作業を病院内で完結できるようになり、長期貸出では作業時間が最大70%程度削減できた
・報告書の様式が統一され、営業事務の作業が標準化。「誰がやっても同じ品質」を実現できた
・新規開拓の武器としても活用を期待している
「費用対効果」の壁を越えた低い初期コストと事務作業の標準化
ORTHOPICKS for 代理店（以下ORTHOPICKSに省略）を2023年5月に導入いただきましたが、どのようなきっかけで導入いただく流れになったのですか?
検討していた当時は、費用対効果の面でどの程度見込めるかに確信が持てず、足踏みする意見もありましたが、クラウドサービスなので初期コストが低く、少ない病院数から試せるということで、導入しやすかったのが良かったです。また、弊社からの要望にも寄り添って対応いただけたことが大きかったですね。
その後、2024年7月に整形取扱のすべての病院へ拡大された経緯を教えてください。
ORTHOPICKSを使っている施設と使っていない施設で、担当者の作業に差が生まれていました。チェック作業の手順が違うので、全体として見ると非効率になっていました。特に営業者から情報を受け取って作業をする事務員にとっては、営業者によってやり方が異なることで、余計な手間が増えてしまい、効率的に業務を行うことが困難になっていました。症例数が多い病院からスタートしていましたが、それ以外の病院でも業務効率の向上が見込めると判断し、全病院への導入に踏み切りました。
会社の課題として、"属人化しないよう共通のシステムを使うべき"という考えが以前からありました。全員が常に同じレベルで動くというよりは、何かトラブルが起こったときにも、他の人が迷わず対応できる体制を整えることが目的でした。そのためにも、共通のシステムを用いて、システマチックに対応していくことが、大前提だと捉えています。
導入後に最も大きく変わった点は何ですか?
一番大きな変化は、作業が効率化・標準化されたことです。以前は、営業者が病院から引き上げる際に目視で確認し、納品書にチェックをつけ、持ち帰ってパソコンに入力し、報告書を作成して事務に渡す、という流れでした。今は検品業務のほとんどが、病院内で完結しています。特に長期貸出で病院に置いてあるインプラントの確認作業はバーコードでスキャンして、すぐ補充連絡に回せるようになったので、10分かかっていた作業が3分程度で終わるケースも多々あり、業務効率化できていることを実感しています。
事務担当者からも「様式が統一されたので作業がやりやすくなった」という声が多く上がっています。以前は営業担当者によって事務担当者へ提出する書類が違ったりしていましたが、今では誰がやっても同じ作業ができるようになりました。
今後、さらにどのように活用していきたいですか?
理想は社内の基幹システムとの連携です。現場で使用したものをORTHOPICKSで確認し、そのデータが事務側に送られて自動的に売上処理まで流れると、業務効率と正確性の両方が上がります。入力ミスの余地がない仕組みになれば、担当者の負担も大幅に下がるはずです。連携を実現するためには基幹システム側のデータを常に最新の状態に保つ整備も必要ですし、メーカーからの立会料/器械貸出料の変更情報も含めて最新に保っていくことができれば、今後さらに使いやすくなると感じています。
もう一つは新規開拓への活用です。私は今、整形外科領域の新規開拓に取り組んでいます。ORTHOPICKSを先生方との連携ツールとしてアピールしていくことができれば、他社との差別化にもなりますし、より良い医療の提供と、信頼構築の武器になると期待しています。
同じような課題を持つ代理店の方々に勧めるとしたら、どのように伝えますか?
アナログでやっていた作業の効率化はもちろんですが、それ以上に「個人のスキルに左右されない仕組みを持てること」が大きいと思います。今まで担当者それぞれのやり方に依存していた業務が、システムによって基本の型が定まれば、個人差を解消できます。また、ORTHOPICKSが導入されている体制が"当たり前"になれば、新しく入ってきた人もスムーズに業務を習得できます。実際、ORTHOPICKS導入後に入社したスタッフは、ORTHOPICKSの存在が当然という感覚でまったく違和感なく使っています。標準化された組織としての強みを発揮できていると思います。
今後も代理店の皆様と一緒に、業界の標準システムになるよう精進して参りたいと思います。
本日は貴重なお話をありがとうございました。
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