意見を言えば、驚きの速度で
すぐに改善してもらえるシステム
海井医科器械株式会社
次長 田川 哲也様／大歳 晶様
導入時期
2025年9月
利用しているスタッフの数
50名
導入前の課題
・納品データや検品データの保管方法が担当者ごとにバラバラで、ファイルでの共有に時間がかかっていた。
・症例情報の共有は、タブレット端末での手書き情報で行っていたため、正確な内容の伝達が困難だったことに加え、画像ファイルの共有も行えていなかった。
・過去の症例を遡って探すのに時間がかかり、記録の抜け漏れも発生していた。
導入後の変化
・ORTHOPICKSを”軸”に情報が集約され、確認作業の時短とミスの削減につながった
・症例ごとにデータを分けて保存できるので、伝票発行の抜け漏れがなくなった
器械情報や症例情報の煩雑な共有
ORTHOPICKS for 代理店（以下ORTHOPICKSに省略）導入前は、どのような課題がありましたか？
（大歳様）私の担当病院は3名のスタッフで担当しています。複数名で一つの病院を担当する体制の中、納品時の器械情報の共有が一番の課題でした。納品状態をデータとして残す必要があるのですが、使用する器械の点数が多く、3人がそれぞれで記録していたため、共有に時間がかかっていました。チャットやクラウド上のファイルで共有していましたが、共有された写真を見てもどの写真がどの症例の写真なのかが分かりづらく、過去の記録を探すのも大変でした。そもそもデータを残せていなかった、というトラブルも何度か発生していました。
（田川様）症例情報を共有するために、タブレット端末の手書きアプリに自分のスケジュールを書いて、他のスタッフに共有していたのですが、手書きなので情報が正確に伝わりにくく、画像を添付すると見にくくなってしまうので、文字での共有が限界でした。今では手書きアプリの利用は完全になくなり、すべての情報をORTHOPICKSに移行しています。
導入後、最も変わった点はどこですか？
（大歳様）ORTHOPICKSを用いれば、データが入っているかを確認できるようになり、確認のスピードが上がって時短になりました。ミスも減り、症例ごとに写真データを保存できるのも役立っています。代理店の業務では、様々な業務を並行して進める必要がありますが、そんな中で、確認に1つでも不安があると、その不安が解消されるまでずっと頭に残ってしまい、その他業務の効率が落ちてしまいます。ORTHOPICKSで確認がスムーズになったので、他の業務も含めて全体がスムーズに回るようになりました。
（田川様）以前は紙の手帳やクラウド上のファイルなど、情報があちこちに分散していましたが、今はORTHOPICKSの情報を軸に業務を進めることが出来ています。以前は、手術後の伝票提出に漏れが発生していたのですが、今は、伝票を提出したかどうかをORTHOPICKSの「完了ステータス」と紐付けているので、出し忘れがほとんどなくなりました。受注から伝票提出までステータス毎に管理できるのも良い点です。オーダー複製機能の開発や、カレンダー表示の改善など、私たちの要望に対してすぐに対応してくれる、ORTHOPICKSの開発スピードの速さも、現場としては非常に助かっています。
アンケートと説明会、そして"キーマン"
導入直後は社内の利用がなかなか進まなかったと伺いました。何が転機だったのでしょうか？
（田川様）ORTHOPICKSが導入されることを事前に聞いていなかった担当者の、「なんで勝手に決めるんだ」という反発から始まり、最初の1〜2か月は活用度が上がりませんでした。転機になったのは、社内でORTHOPICKS利用に関するアンケートを取り、その後に活用説明会を開いていただいたことです。アンケートだけでも、活用説明会だけでも足りなかったと思います。寄せられた意見について、説明会の場で背景や要望を担当者から直接聞き、すぐさまシステム開発に反映して頂くことができました。そうすることで、「意見を言えば改善してもらえる」という実感が生まれたことが、何より大きかったと思います。正直言って、システム開発は時間がかかるものだと思っていましたが、要望に対してすぐにアップデートしていただけたのには、大変驚きました。こうして素早く対応いただいたおかげで、一度上がった利用率が落ちることはありませんでした。
今後、ORTHOPICKSに期待することは何ですか？
（田川様）私たちはまだ道半ばで、日々の忙しさにまかせて業務改善に目が向けられないこともあります。だからこそORTHOPICKSさんには、「今どこまで使えているか」を客観的に見て、「次はここを目指しましょう」と段階を踏んでエスコートしてもらえると、前に進みやすいと感じます。
（大歳様）機能面では、機種名でのより詳細な検索や、バーコード読み取りからの伝票起こしがさらに使いやすくなると助かります。
（田川様）提供いただくシステムが整っている分、ORTHOPICKS活用による効果は、社内のやる気次第で想像以上に”跳ねる”という手応えがあります。誰にでも活用すると便利になる機能は必ずあるので、入口はどの機能でも良いと思います。1人で病院を担当する営業でも、カタログ検索やデータの蓄積は必ず役に立ちますし、担当が替わった時の引き継ぎもスムーズに行えます。まずはORTHOPICKSを実際に見てもらうのが一番だと思います。実際に触れてみると、こんなに見やすくて使いやすいシステムなんだと実感いただけるのではないでしょうか。
（田川様）他社さんに勧めるなら、取りまとめや判断ができる“キーパーソン”を最初に決めることをお勧めします。導入を前に進められる権限を持つ方がその役割を担うと、確実に進みます。慣れるまでは違和感もありますが、1〜2週間も使えば目が慣れ、いつの間にか、ないと困る存在になっています。
本日は貴重なお話をありがとうございました。
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